نرمافزار حضور و غیاب خوب آن است که الگوی شیفت، قوانین اضافه‌کار و مرخصی و گزارش حقوقِ سازمان شما را بدون اکسل کمکی محاسبه کند. پیش از دیدن هر دمو، تعداد پرسنل، نوع شیفت، تعداد شعبه، دستگاه موجود و خروجی موردنیاز واحد حقوق را مکتوب کنید و نسخه را بر همین اساس انتخاب کنید، نه بر اساس طولانی‌ترین فهرست امکانات.
- اول الگوی کاری را بنویسید: تعداد نفرات، نوع شیفت، شعبه‌ها و دستگاه‌ها.
- قوانین محاسبه (اضافه‌کار، تأخیر، مرخصی، شب‌کاری) را پیش از خرید روی کاغذ بیاورید.
- نسخه را با پیچیده‌ترین شیفت سازمان بسنجید، نه با ساده‌ترین آن.
- هزینه کل را چندسطری ببینید: لایسنس، افزونه‌ها، سخت‌افزار، آموزش.
- دمو را با داده یک ماه واقعی اجرا کنید و خروجی را با حساب دستی مقایسه کنید.
گام ۱: تصویر دقیقی از الگوی کاری سازمان بسازید
بیشتر خریدهای ناموفق از اینجا شروع می‌شوند که خریدار فقط می‌گوید «یک نرمافزار حضور و غیاب می‌خواهیم». فروشنده هم طبیعتاً کامل‌ترین نسخه را نشان می‌دهد. برای جلوگیری از این وضعیت، یک برگه یک‌صفحه‌ای با این اطلاعات آماده کنید:
- تعداد پرسنل امروز و دو سال بعد. لایسنس‌ها معمولاً بر اساس تعداد نفرات محاسبه می‌شوند؛ اگر رشد پیش‌بینی می‌کنید، هزینه افزودن نفرات را همین حالا بپرسید.
- نوع شیفت. آیا همه ساعت هشت تا چهار کار می‌کنند؟ دو یا سه نوبت در روز دارید؟ نگهبانی بیست‌وچهار ساعته یا شیفتی که به روز بعد کشیده میشود دارید؟ برنامه ماهانه نامنظم مثل بخش‌های درمانی چطور؟
- تعداد محل کار. دفتر مرکزی، کارگاه، انبار یا شعبه‌های جدا با تردد مستقل.
- دستگاه موجود. اگر دستگاه حضور و غیاب دارید، برند و مدل آن را یادداشت کنید.
- مخاطب خروجی. چه کسی گزارش‌ها را می‌خواند؟ مدیر واحد، منابع انسانی یا مسئول حقوق و دستمزد؟
همین برگه در جلسه دمو حکم دستور کار را دارد و نمی‌گذارد گفت‌وگو به نمایش منوها تبدیل شود.
گام ۲: قوانین محاسبه را پیش از نرمافزار بنویسید
نرمافزار قانون‌گذار نیست؛ هر قاعده‌ای را که شما تعریف کنید اجرا می‌کند. پس پیش از خرید باید روشن باشد سازمان شما با هر وضعیت چه می‌کند:
- ساعت کار موظف. طبق ماده ۵۱ قانون کار، ساعت کار در شبانه‌روز نباید از ۸ ساعت تجاوز کند و مجموع ساعت کار هفته در صورت جابه‌جایی ساعت‌ها بین روزها از ۴۴ ساعت بیشتر نشود.
- اضافه‌کار. ماده ۵۹ برای اضافه‌کار در شرایط عادی موافقت کارگر و پرداخت ۴۰ درصد اضافه بر مزد هر ساعت عادی را شرط می‌داند و سقف آن را جز در موارد استثنایی با توافق طرفین، ۴ ساعت در روز تعیین کرده است. آیا هر ساعت حضور بعد از شیفت اضافه‌کار است یا فقط ساعتی که مدیر تأیید کرده؟
- تأخیر و تعجیل. چند دقیقه ارفاق دارید؟ تأخیر از کارکرد کم میشود یا فقط گزارش میشود؟
- مرخصی. مرخصی ساعتی چطور ثبت میشود و سقف ذخیره چقدر است؟
- جمعه‌کاری، شب‌کاری و تعطیل‌کاری. با چه درصدی محاسبه می‌شوند؟
وقتی این قواعد مکتوب باشد، در دمو می‌توانید بپرسید «این قاعده را در کدام تنظیم تعریف کنم؟» و پاسخ را همان‌جا ببینید. اگر قاعده‌ای هنوز محل بحث است، پیش از خرید با مشاور حقوقی و واحد حقوق به نتیجه برسید؛ تغییر قاعده پس از چند ماه کار با سیستم، مقایسه ماه‌ها را دشوار می‌کند.
گام ۳: سطح نسخه را با پیچیده‌ترین شیفت بسنجید
آیتایم، نرمافزار حضور و غیاب آی تی پرداز سافت، در پنج سطح امکانات عرضه میشود و هر سطح امکانات سطح پایین‌تر را هم دارد. خلاصه کاربردی آن چنین است:
| اگر سازمان شما… | سطحی که باید بررسی کنید | امکانات کلیدی آن سطح |
|---|---|---|
| فقط یک شیفت روزانه منظم دارد و نیاز اصلی‌اش دیدن و ویرایش کارکرد است | الیت | نمایش و ویرایش کارکرد، گزارش خلاصه عملکرد و تردد فردی، ثبت تردد نامحدود |
| محاسبه خودکار کارکرد و گزارش تأخیر، اضافه‌کار و مرخصی می‌خواهد | پایه | محاسبه خودکار اضافه‌کار، کسرکار، غیبت، مرخصی و مأموریت؛ تعریف قوانین و گروه‌ها؛ تعطیلی روزانه و ساعتی |
| بیش از دو شیفت در روز، شیفت شب یا جمعه‌کاری دارد | استاندارد | چند شیفت در روز، شیفت ادامهدار و جایگزین، درصد قابل تغییر برای شب‌کاری و جمعه‌کاری، کاردکس مرخصی، سطوح دسترسی، کنترل اضافه‌کار مجاز و غیرمجاز |
| شیفت نامنظم، نگهبانی طولانی یا چند شعبه دارد | چرخشی | شیفت نامنظم، شیفت ادامهدار طولانی، ثبت تردد چندشعبهای، اتصال به سامانه پیامک، اتصال به دستگاه‌های برندهای دیگر |
| برنامه ماهانه نامنظم و مجوزدهی اضافه‌کار دارد | بیمارستانی | سیستم نامنظم ماهیانه، مجوزدهی اضافه‌کار مجاز و غیرمجاز، فرمان نرم‌افزاری باز و بسته کردن گیت، درب یا راهبند |
یک قاعده ساده کمک می‌کند: اگر حتی یک گروه کوچک، مثلاً سه نگهبان شب، شیفت نامنظم دارد، نسخه‌ای که فقط شیفت منظم را پوشش می‌دهد برای کل سازمان کافی نیست؛ یا باید سطح بالاتر را بگیرید یا محاسبه آن گروه را دستی انجام دهید که معمولاً همان خطاهای قبلی را برمی‌گرداند. مقایسه کامل‌تر سطوح را در مقایسه نسخه‌های آیتایم آورده‌ایم.
می‌خواهید بدانید کدام سطح آیتایم به الگوی شیفت شما می‌خورد؟ امکانات هر نسخه را در صفحه آیتایم ببینید و برگه نیازسنجی‌تان را در جلسه دمو همراه داشته باشید.
گام ۴: روش ثبت تردد و دستگاه را مشخص کنید
نرمافزار و دستگاه دو تصمیم جدا اما وابسته‌اند. سه سؤال را از هم جدا کنید:
تردد کجا ثبت میشود؟ در یک ورودی یا چند ورودی؟ اگر چند شعبه دارید، آیتایم از نسخه چرخشی امکان ثبت تردد در چند سیستم و انتقال اطلاعات تردد به مرکز از طریق ورود و خروج فایل را دارد.
دستگاه فعلی را نگه می‌دارید؟ نسخه چرخشی به بالا به دستگاه‌ها و ساعت‌های برخی شرکت‌های دیگر هم وصل میشود. با این حال، مدل دقیق دستگاه خود را پیش از خرید اعلام کنید و سازگاری را کتبی بگیرید. در لیست قیمت آیتایم هزینه جداگانه‌ای برای برنامه‌نویسی اتصال به دستگاه، به‌صورت آنلاین از طریق کابل یا آفلاین از طریق فایل، آمده است؛ این سطر را در بودجه فراموش نکنید.
اصلاً دستگاه لازم است؟ برای تیم‌های کوچک یا پراکنده، لیست قیمت آیتایم یک نسخه آنلاین تحت وب بدون دستگاه همراه با اپ اندروید را هم معرفی می‌کند که قیمتش استعلامی است.
اگر هنوز بین فناوری‌ها مردد هستید، مقاله دستگاه تشخیص چهره یا اثر انگشت؟ معیارهای انتخاب را مقایسه کرده است.
گام ۵: هزینه کل مالکیت را سطر به سطر بچینید
قیمت لایسنس فقط یکی از سطرهای هزینه است. از فروشنده بخواهید این موارد را جدا اعلام کند:
- لایسنس نرمافزار و تعداد پرسنلی که پوشش می‌دهد. در لیست قیمت فعلی آیتایم، لایسنس پایه برای ۲۰ پرسنل است و نفرات بیشتر در پک‌های ۱۰ نفره اضافه می‌شوند.
- مدل پرداخت. برای نسخه‌های اصلی، اشتراک ماهانه و یک‌ساله در لیست قیمت آمده است. نسخه‌های دارای قفل سخت‌افزاری دائمی‌اند و شارژ سالانه برایشان الزامی نیست؛ پرداخت آن اختیاری و برای دریافت به‌روزرسانی است.
- افزونه‌ها: پیامک، افزونه عکس‌برداری از تردد، وب‌سرویس، اکسس کنترل و نسخه کلاینت برای هر ایستگاه شبکه.
- سخت‌افزار و نصب آن.
- آموزش اپراتور و ساعت‌های پشتیبانی؛ سال اول پشتیبانی آیتایم رایگان است.
قیمت‌ها به تومان و در صفحه قیمت به‌روز است؛ قیمت‌های چاپ‌شده در بروشورها تاریخ اعتبار دارند.
گام ۶: دمو را با داده یک ماه واقعی اجرا کنید
دمو ارزشمند، دمویی است که روی داده خودتان اجرا شود. ترددهای یک ماه گذشته را، حتی از روی دفتر یا فایل دستگاه، آماده کنید و سه سناریوی دشوار را انتخاب کنید؛ مثلاً یک نفر با شیفت شب که به روز بعد می‌رسد، یک نفر با مرخصی ساعتی و تأخیر در یک روز، و یک جمعه‌کاری. بعد این سه مورد را در نرمافزار محاسبه کنید و با حساب دستی واحد حقوق مقایسه کنید.
سه سؤال پایانی دمو را هم فراموش نکنید: خروجی برای نرمافزار حقوق و دستمزد چگونه گرفته میشود؟ اگر رکوردی از دستگاه حذف شود، قابل بازیابی است؟ آموزش اپراتور چند جلسه است؟ آیتایم از نسخه پایه با نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد قابل ارتباط و انطباق است و در لیست قیمت، خدمت بازیابی رکوردهای حذف‌شده از دستگاه هم جداگانه آمده است. برای مسیر اجرای پس از خرید، چک‌لیست راه‌اندازی حضور و غیاب را ببینید.
جمع‌بندی
خرید نرمافزار حضور و غیاب با یک برگه نیازسنجی شروع میشود، نه با کاتالوگ. الگوی شیفت، قوانین محاسبه و روش ثبت تردد را بنویسید، نسخه را با پیچیده‌ترین شیفت سازمان بسنجید و هزینه را سطر به سطر ببینید. اگر برگه‌تان آماده است، یک دمو آیتایم رزرو کنید و همان سه سناریوی دشوار را روی داده خودتان امتحان کنید. برای مشورت پیش از دمو هم می‌توانید با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید.
منابع
- قانون کار جمهوری اسلامی ایران، مواد ۵۱ و ۵۹، پایگاه هیئت بازرسی وزارت ارتباطات: http://bazresi.ict.gov.ir/fa/laws/l7-%d9%82%d8%a7%d9%86%d9%88%d9%86-%da%a9%d8%a7%d8%b1
- متن ماده ۵۹ قانون کار، وکیلیک: https://vakilik.com/laws/view/OTIwMA
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
