پیامک تردد و اطلاع به مدیر؛ چه زمانی ارزش دارد؟

پیامک حضور و غیاب وقتی ارزش دارد که مدیر در محل حضور ندارد یا چند محل کار را هم‌زمان اداره می‌کند و باید همان روز بداند چه کسی دیر کرده یا نیامده است. اگر مدیر هر صبح در همان دفتر کوچک کنار کارکنان است، پیامک چیزی اضافه نمی‌کند. در آیتایم این کار با افزونه پیامک انجام می‌شود که در دو سطح پایه و استاندارد عرضه شده است.

بیشتر پیامک‌های بی‌اثر از اینجا شروع می‌شوند که هدف روشن نبوده است. سه هدف رایج را از هم جدا کنید:

• آگاهی مدیر از وضعیت روز. مدیری که صبح در جلسه بیرون از سازمان است یا سه شعبه دارد، می‌خواهد ساعت ۹ بداند چه کسی نیامده تا جایگزین تعیین کند.
• تأیید ثبت برای خود کارمند. کارمند با دریافت پیامک مطمئن می‌شود ترددش ثبت شده است. این کار اختلاف‌های «من آمده بودم ولی دستگاه ثبت نکرد» را همان لحظه آشکار می‌کند، نه آخر ماه.
• کنترل شیفت‌های حساس. در نگهبانی یا شیفت شب، اطلاع از اینکه نفر بعدی سر شیفت آمده یا نه، اهمیت عملیاتی دارد.

اگر هیچ‌کدام از این سه برای شما مسئله نیست، احتمالاً گزارش روزانه حضور و غیاب کافی است و هزینه افزونه را جای دیگری خرج کنید.

پیامکی که در ساعت نامناسب برسد یا به آدم اشتباه، نادیده گرفته می‌شود. برای هر هدف این سه سؤال را پاسخ دهید:

چه کسی دریافت می‌کند؟ مدیر کل، مدیر هر واحد یا سرپرست شیفت. هرچه گیرنده به تصمیم نزدیک‌تر باشد، پیامک کاربردی‌تر است.

در چه ساعتی؟ افزونه پیامک آیتایم گزارش مدیر را در رأس ساعت خاصی که تعیین می‌کنید ارسال می‌کند. این ساعت را کمی بعد از پایان ارفاق ورود بگذارید؛ مثلاً اگر شیفت ساعت ۸ شروع می‌شود و ده دقیقه ارفاق دارید، ارسال ساعت ۸:۳۰ فهرست واقعی‌تری می‌دهد تا ساعت ۸:۰۵.

چه اطلاعاتی؟ طبق لیست قیمت آیتایم، پیامک مدیر شامل تردد افراد و فهرست تأخیردارها و غایبان روز جاری است. اگر سازمان بزرگ است، بهتر است هر مدیر فقط واحد خودش را ببیند تا پیامک به فهرستی طولانی و ناخوانا تبدیل نشود.

هر دو افزونه در لیست قیمت آیتایم برای نسخه‌های اتصال مستقیم آمده‌اند. در جدول امکانات آیتایم هم اتصال به سامانه ارسال پیامک از نسخه چرخشی به بالا علامت خورده است. پس پیش از خرید، با کارشناس روشن کنید نسخه فعلی یا انتخابی شما کدام افزونه را پشتیبانی می‌کند.

پیامک‌ها به شماره‌هایی می‌روند که در سیستم ثبت شده‌اند؛ اگر این فهرست قدیمی باشد، اطلاعات تردد یک نفر به گوشی کس دیگری می‌رسد. پیش از فعال‌سازی:

• شماره هر کارمند را از خودش بگیرید و تأیید کنید، نه از فایل‌های قدیمی.
• به کارکنان توضیح دهید چه پیامکی، در چه زمانی و برای چه کسی ارسال می‌شود.
• اطلاعات پیامک را به حداقل لازم محدود کنید: نام، ساعت و وضعیت. جزئیات بیشتر در گزارش داخلی بماند.
• برای کسانی که نمی‌خواهند پیامک تردد شخصی دریافت کنند، امکان کنار گذاشتن شماره‌شان را در نظر بگیرید؛ هدف پیامک کارکنان کمک به خودشان است و نباید اجباری آزاردهنده شود.
• برای کسانی که شماره‌شان عوض می‌شود، مسئول به‌روزرسانی تعیین کنید.
• گیرندگان پیامک مدیر را محدود نگه دارید؛ فهرست غایبان یک واحد اطلاعات شخصی آن واحد است.

یک نکته مهم هم این است که پیامک خودکار سیستم جای تذکر رسمی را نمی‌گیرد. ماده ۲۷ قانون کار برای اقدام انضباطی به نقض آیین‌نامه‌ها «پس از تذکرات کتبی» اشاره می‌کند؛ پیامک تأخیر ابزار اطلاع است، نه سند انضباطی.

پیامک را اول برای یک واحد کوچک، مثلاً یک شعبه یا یک گروه شیفت، به مدت دو هفته فعال کنید. در این مدت این موارد را بسنجید:

• پیامک مدیر سر ساعت می‌رسد؟
• فهرست تأخیردارها با گزارش سیستم یکی است؟ اگر کسی مأموریت یا مرخصی ساعتی داشته و در فهرست آمده، ثبت مأموریت و مرخصی را اصلاح کنید.
• کارکنان پیامک تردد را دریافت می‌کنند و از آن راضی‌اند یا آن را مزاحم می‌دانند؟
• هزینه ارسال در این دو هفته چقدر بوده و برای کل سازمان چقدر برآورد می‌شود؟

در پایان دوره آزمایشی، نظر سرپرستان را هم بگیرید. گاهی معلوم می‌شود یک ساعت ارسال برای همه واحدها مناسب نیست؛ مثلاً واحدی که شیفتش ساعت ۷ شروع می‌شود، به پیامک زودتری نیاز دارد. این تنظیمات را پیش از گسترش به کل سازمان اصلاح کنید تا بعداً لازم نباشد همه را دوباره توجیه کنید.

درباره قیمت افزونه و هزینه ارسال، فقط به صفحه قیمت یا پاسخ کارشناس تکیه کنید.

پیامک فقط وقتی ارزش دارد که به اقدام برسد. بعد از یک ماه از مدیران بپرسید چند بار بر اساس پیامک کاری کرده‌اند: جایگزین تعیین کرده‌اند، با کسی تماس گرفته‌اند یا برنامه را جابه‌جا کرده‌اند. اگر پاسخ «تقریباً هیچ‌وقت» است، یا ساعت ارسال اشتباه است، یا گیرنده، یا اصلاً هدف وجود ندارد. در مقابل، اگر تأخیرهای کوچک پس از فعال شدن پیامک کارکنان کم شده، این اثر را در گزارش ماهانه ثبت کنید. ساختن گزارشی که این تغییر را نشان دهد در گزارش تأخیر و تعجیل پرسنل توضیح داده شده است.

صادقانه بگوییم: همه سازمان‌ها به پیامک نیاز ندارند. دفتری با ده نفر که مدیرش هر روز اولین نفری است که می‌رسد، از پیامک چیزی بیشتر از آنچه با چشم می‌بیند به دست نمی‌آورد. همچنین اگر داده تردد هنوز تمیز نیست، یعنی مأموریت‌ها و مرخصی‌های ساعتی ثبت نمی‌شوند، پیامک فقط خطاها را سریع‌تر پخش می‌کند. اول چک‌لیست راه‌اندازی حضور و غیاب را کامل کنید و بعد سراغ پیامک بروید. یک حالت دیگر هم هست: وقتی فرهنگ سازمان هنوز آماده نیست. اگر کارکنان پیامک لحظه‌ای را نشانه بی‌اعتمادی بدانند و توضیحی درباره هدف آن نشنیده باشند، افزونه استاندارد بیشتر نارضایتی می‌سازد تا نظم. در این وضعیت، از افزونه پایه که فقط برای مدیر ارسال می‌کند شروع کنید و پیامک کارکنان را بعد از گفت‌وگو اضافه کنید. سازمان‌های چندشعبه‌ای، مراکز شبانه‌روزی و مدیرانی که بیشتر وقتشان بیرون از محل کار است، بیشترین سود را از این افزونه می‌برند.

پیامک تردد ابزاری برای تصمیم سریع است، نه برای جمع کردن اعلان. هدف را مشخص کنید، گیرنده و ساعت را درست بچینید، بین افزونه پایه و استاندارد بر اساس نیازتان انتخاب کنید و اثر را بعد از یک ماه بسنجید. برای دیدن پیامک‌های نمونه و تنظیم آن روی سازمان خودتان، دمو آیتایم را رزرو کنید یا با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید.

• قانون کار، ماده ۲۷ درباره قصور و نقض آیین‌نامه انضباطی پس از تذکرات کتبی، پایگاه هیئت بازرسی وزارت ارتباطات: http://bazresi.ict.gov.ir/fa/laws/l7-%d9%82%d8%a7%d9%86%d9%88%d9%86-%da%a9%d8%a7%d8%b1