برای خرید دستگاه حضور و غیاب، پیش از مقایسه برند و قیمت، چهار چیز را مشخص کنید: چند نفر و در چه ساعتی از دستگاه رد می‌شوند، با چه روشی شناسایی می‌شوند، دستگاه کجا و در چه شرایطی نصب می‌شود و داده‌ها چطور به نرمافزار حضور و غیاب می‌رسند. دستگاهی که برای محل نصب و نرمافزار شما مناسب نباشد، هر قدر هم پیشرفته باشد، بعد از چند هفته به منبع شکایت پرسنل و خطای کارکرد تبدیل می‌شود.
- تعداد پرسنل و شلوغ‌ترین دقیقه تردد را بشمارید؛ صف صبحگاهی معیار اصلی است.
- روش شناسایی را با نوع کار پرسنل انتخاب کنید: کارت، اثر انگشت یا چهره.
- نور، گردوغبار، رطوبت و فضای باز را در انتخاب مدل ببینید.
- پیش از خرید، سازگاری دستگاه با نرمافزار حضور و غیاب و روش اتصال را تأیید کنید.
- گارانتی، خدمات پس از فروش و بازیابی اطلاعات را مکتوب بگیرید.
گام ۱: تعداد پرسنل و ساعت اوج تردد را بشمارید
دستگاه حضور و غیاب در بیشتر ساعت‌های روز بیکار است و تقریباً همه فشار کارش در چند دقیقه شروع و پایان شیفت است. پس معیار اصلی، تعداد کل پرسنل نیست؛ تعداد کسانی است که در شلوغ‌ترین ده دقیقه از دستگاه رد می‌شوند.
یک حساب ساده: اگر ۸۰ نفر در ده دقیقه آخر پیش از شروع شیفت می‌رسند و هر تردد چند ثانیه طول می‌کشد، یک دستگاه ممکن است صف کوتاهی بسازد، ولی اگر شناسایی گاهی بار دوم و سوم لازم شود، صف به بیرون ساختمان می‌رسد. در چنین محلی، یا دستگاه دوم بگذارید یا روشی را انتخاب کنید که خطای شناسایی کمتری برای پرسنل شما دارد.
این موارد را هم یادداشت کنید:
- آیا ورودی‌های جدا دارید، مثلاً درب اصلی، درب انبار یا ورودی پارکینگ؟
- آیا پرسنل در چند ساختمان یا شعبه کار می‌کنند؟
- ظرفیت حافظه دستگاه برای تعداد کاربر و تعداد رکورد تردد با نیاز شما جور است؟
گام ۲: روش شناسایی را با نوع کار پرسنل انتخاب کنید
سه روش رایج، هر کدام برای محیطی مناسب‌ترند:
| روش | مناسب برای | محدودیت اصلی |
|---|---|---|
| کارت | محیط‌های صنعتی، پرسنل با دست آلوده یا دستکش، تردد زیاد | کارت قابل جابه‌جایی است و هزینه صدور دارد |
| اثر انگشت | دفاتر و محیط‌های اداری با تعداد متوسط پرسنل | اثر انگشت برخی افراد، مثلاً در کارهای یدی، خوب خوانده نمی‌شود |
| تشخیص چهره | ورودی‌های پرتردد که تماس فیزیکی نمی‌خواهند | به نور محیط و زاویه نصب حساس‌تر است |
اگر نمی‌دانید کدام روش برای شما بهتر است، مقایسه کامل‌تر را در دستگاه تشخیص چهره یا اثر انگشت؟ ببینید. نکته عملی: پیش از خرید، از فروشنده بخواهید دستگاه نمونه را چند روز در محل واقعی امتحان کنید و چند نفر از پرسنلی را که احتمال خطا برایشان بیشتر است، در آزمایش بگذارید.
گام ۳: محل نصب را بررسی کنید
بیشتر مشکلات دستگاههای حضور و غیاب، به خود دستگاه برنمی‌گردد؛ به جایی برمی‌گردد که نصب شده است.
نور. دستگاه تشخیص چهره را رو به پنجره یا درب شیشه‌ای که آفتاب مستقیم از پشت سر فرد می‌تابد نصب نکنید. نور پشت سر، چهره را تاریک می‌کند و خطای شناسایی را بالا می‌برد.
فضای باز و گردوغبار. اگر دستگاه در ورودی کارگاه، نگهبانی یا فضای باز نصب می‌شود، به درجه حفاظت پوسته آن توجه کنید. درجه حفاظت با کد IP و دو رقم بیان می‌شود. طبق استاندارد کمیسیون بین‌المللی الکتروتکنیک، رقم اول حفاظت در برابر ذرات جامد را از صفر تا شش و رقم دوم حفاظت در برابر آب را نشان می‌دهد. برای مثال، در IP65 رقم ۶ یعنی پوسته کاملاً در برابر گردوغبار بسته است و رقم ۵ یعنی در برابر پاشش آب از هر جهت محافظت می‌شود. برای فضای باز، سایه‌بان هم بگذارید؛ حتی دستگاه مقاوم هم زیر آفتاب مستقیم و باران دائم عمر کوتاه‌تری دارد.
ارتفاع و زاویه. دستگاه را در ارتفاعی نصب کنید که برای پرسنل کوتاه‌قد و بلندقد هر دو راحت باشد و جلویش فضای کافی برای صف وجود داشته باشد.
برق و شبکه. برق دستگاه را پایدار کنید و اگر دستگاه آنلاین است، کابل شبکه را از پیش به محل نصب برسانید.
دستگاه را به نرم‌افزاری وصل کنید که کارکرد را درست حساب کند. امکانات اتصال به دستگاه، شیفت و گزارش کارکرد را در صفحه آیتایم ببینید.
گام ۴: سازگاری و روش اتصال به نرمافزار را تأیید کنید
دستگاه فقط تردد را ثبت می‌کند. محاسبه اضافه‌کار، کسرکار، مرخصی و مأموریت کار نرمافزار حضور و غیاب است. پس دستگاهی که با نرمافزار شما کار نکند، عملاً بی‌استفاده است.
سازگاری. آیتایم برای اتصال به دستگاههای حضور و غیاب طراحی شده است. از سطح چرخشی، اتصال به دستگاههای شرکت‌های دیگر، مانند پالیز و آراز، هم در امکاناتش آمده است. اگر دستگاه از پیش دارید یا برند خاصی مد نظر دارید، مدل دقیق را پیش از خرید با کارشناس تأیید کنید.
آنلاین یا آفلاین. دو روش اتصال وجود دارد:
1. آنلاین: دستگاه از طریق کابل یا شبکه، تردد را همان لحظه به نرمافزار می‌فرستد. در مدل آنلاین، نمایش تصویر و اعلام صوتی نام فرد هنگام تردد هم امکان‌پذیر است. 2. آفلاین: اطلاعات تردد از طریق فایل از دستگاه خارج و به نرمافزار وارد می‌شود. برای شعبه یا کارگاهی که به شبکه دسترسی ندارد، این روش کار را راه می‌اندازد.
بدون دستگاه. اگر پرسنل شما سیار یا دورکارند، نسخه وب بدون دستگاه همراه با اپلیکیشن اندروید هم وجود دارد. جزئیات و قیمت آن را استعلام کنید.
نسخه نرمافزار. اگر چند شعبه دارید، شیفت‌هایتان نامنظم است یا دستگاه برند دیگری دارید، نسخه چرخشی آیتایم را بررسی کنید. راهنمای کامل انتخاب نرمافزار در راهنمای خرید نرمافزار حضور و غیاب آمده است.
گام ۵: امکانات جانبی را از همین حالا ببینید
دستگاه حضور و غیاب می‌تواند کارهایی بیش از ثبت ساعت ورود و خروج انجام دهد. پیش از خرید تصمیم بگیرید کدام را لازم دارید:
- کنترل درب یا گیت. اگر می‌خواهید دستگاه فقط برای افراد مجاز درب را باز کند، به قابلیت اکسس کنترل نیاز دارید. برای آیتایم، افزونه اکسس کنترل به ازای هر دستگاه قابل کنترل ارائه می‌شود و در سطح بیمارستانی، باز و بسته کردن گیت، درب یا راهبند در امکانات آمده است.
- عکس هنگام تردد. افزونه عکس‌برداری از تردد برای حضور و غیاب آنلاین وجود دارد و استفاده از کارت یا اثر انگشت دیگران را آشکار می‌کند.
- پیامک تردد. افزونه پیامک برای ارسال تردد افراد و فهرست تأخیرها و غیبت‌ها به مدیر وجود دارد.
- بارکدخوان. از سطح استاندارد آیتایم، اتصال به بارکدخوان هم در امکانات آمده است.
گام ۶: خدمات پس از فروش را مکتوب بگیرید
دستگاه حضور و غیاب سال‌ها کار می‌کند و در این مدت دست‌کم یک بار به خدمات نیاز پیدا می‌کند. این موارد را پیش از پرداخت بپرسید و مکتوب بگیرید:
- گارانتی دستگاه. دستگاه‌هایی که از آیتیپردازسافت تهیه می‌شوند ۶ ماه وارانتی تعویض، ۱۸ ماه گارانتی و ۱۰ سال خدمات پس از فروش دارند؛ این‌ها را با مدل دقیق روی پیشفاکتور بیاورید. اگر دستگاه را از جای دیگری می‌خرید، همین سه مورد را از فروشنده‌اش مکتوب بگیرید.
- پشتیبانی نرمافزار. نرمافزار آیتایم جدا از گارانتی دستگاه، یک سال پشتیبانی رایگان دارد.
- محل تعمیر و مدت آن. اگر دستگاه برای تعمیر برود، در این مدت تردد چطور ثبت می‌شود؟ دستگاه جایگزین موقت می‌دهند؟
- بازیابی اطلاعات. اگر رکوردهای تردد از دستگاه حذف شد، امکان بازیابی وجود دارد؟ برای آیتایم، خدمت بازیابی اطلاعات رکوردهای حذف‌شده از دستگاه ارائه می‌شود.
- نصب و برنامه‌ریزی اتصال. هزینه نصب و برنامه‌ریزی اتصال آنلاین یا آفلاین جدا از قیمت دستگاه است یا داخل آن؟
- آموزش. چه کسی ثبت اثر انگشت یا چهره پرسنل جدید را انجام می‌دهد و آیا اپراتور شما آموزش می‌بیند؟
سه اشتباه رایج در خرید دستگاه حضور و غیاب
خرید دستگاه پیش از انتخاب نرمافزار. بسیاری از سازمان‌ها اول دستگاه را از جایی می‌خرند و بعد دنبال نرم‌افزاری می‌گردند که به آن وصل شود. ترتیب درست برعکس است: اول نیازهای محاسبه کارکرد و شیفت را مشخص کنید، نرمافزار را انتخاب کنید و بعد دستگاهی بخرید که با آن سازگار است.
انتخاب بر اساس ارزان‌ترین قیمت. دستگاه ارزانی که هر صبح چند نفر را دو یا سه بار برمی‌گرداند، در چند ماه بیشتر از تفاوت قیمتش وقت پرسنل را هدر می‌دهد و به بحث‌های پایان ماه بر سر کسرکار دامن می‌زند.
نادیده گرفتن ثبت دستی. هیچ دستگاهی بدون خطا نیست. پیش از راه‌اندازی، روال ثبت تردد فراموش‌شده یا اشتباه را مشخص کنید: چه کسی آن را در نرمافزار اصلاح می‌کند، با تأیید چه کسی و تا چند روز بعد.
جمع‌بندی
خرید دستگاه حضور و غیاب با شمارش صف صبحگاهی شروع می‌شود، با انتخاب روش شناسایی و بررسی محل نصب ادامه پیدا می‌کند و با تأیید سازگاری با نرمافزار و مکتوب کردن خدمات پس از فروش تمام می‌شود. اگر این شش گام را طی کنید، مقایسه برند و قیمت هم ساده‌تر می‌شود، چون فقط بین مدل‌هایی انتخاب میکنید که واقعاً برای محل شما مناسب‌اند.
پیش از نصب، چک‌لیست راه‌اندازی حضور و غیاب را هم ببینید. برای مشاوره درباره مدل دستگاه و سازگاری آن با آیتایم، با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید یا دمو آیتایم را درخواست کنید.
منابع
- کمیسیون بین‌المللی الکتروتکنیک، درجه‌بندی حفاظت پوسته (IP): https://iec.ch/ip-ratings
- رولک، شرایط آزمون درجه حفاظت IP65 طبق استاندارد EN 60529: https://rolec.com/fileadmin/products-downloads/polykom/Info_IP65_EN.pdf
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آیتیپردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
