انبارداری فروشگاهی و نقطه سفارش؛ کمتر تمام‌شدن ناگهانی کالا

برای اینکه کالای پرفروش ناگهان تمام نشود، دو چیز لازم دارید: موجودی‌ای که در نرم‌افزار با قفسه یکی باشد، و برای هر کالای مهم یک «نقطه سفارش»، یعنی حداقل موجودی‌ای که وقتی به آن رسیدید باید سفارش بدهید. نقطه سفارش از ضرب مصرف روزانه در زمان تحویل تأمین‌کننده به‌علاوه یک ذخیره اطمینان به دست می‌آید. در ادامه هشت اقدام عملی برای رسیدن به این دو را می‌خوانید.

بیشتر اختلاف‌های انبار از تعریف تکراری شروع می‌شود: «شامپو ۴۰۰» و «شامپو ۴۰۰ میل» دو کالای جدا می‌شوند و موجودی هیچ‌کدام درست نیست. برای هر کالا یک نام استاندارد، یک واحد اصلی و بارکد ثبت کنید. طبق توضیح مرکز ملی شماره‌گذاری کالا و خدمات (GS1 ایران)، بارکد ۱۳ رقمی GTIN که روی بیشتر کالاهای ایرانی دیده می‌شود معمولاً با ۶۲۶ شروع می‌شود و با «ایران کد» ۱۶ رقمی که شناسنامه ملی کالاست فرق دارد. برای صندوق و انبار، همان بارکد روی بسته کافی است.

اگر کالایی را هم کارتنی می‌خرید و هم تکی می‌فروشید، به چند واحد شمارش نیاز دارید. در ثمین تعریف چند واحد برای هر کالا و وابسته کردن آن‌ها به واحد اصلی در نسخه جامع آمده و برای نسخه‌های پایه به بالا افزونه «واحد کل مستقل از واحد جز» در لیست افزونه‌ها هست.

این ساده‌ترین و مهم‌ترین قانون انبار است. جنسی که از پخش‌کننده می‌رسد باید با فاکتور خرید یا رسید انبار ثبت شود و هر خروجی، چه فروش، چه مرجوعی به تأمین‌کننده، چه مصرف داخلی یا ضایعات، باید سند داشته باشد. در ثمین عملیات انبار شامل رسید و حواله از نسخه پایه وجود دارد و در نسخه استاندارد امکان به‌کارگیری رسید و حواله در فاکتورها اضافه می‌شود.

فرمول را با یک مثال ببینیم. فرض کنید روزانه به‌طور میانگین ۱۲ بسته از یک کالا می‌فروشید، تأمین‌کننده ۴ روز بعد از سفارش جنس را می‌رساند و برای روزهای شلوغ یا تأخیر پخش، ۱۵ بسته ذخیره اطمینان در نظر می‌گیرید:

نقطه سفارش = ۱۲ × ۴ + ۱۵ = ۶۳ بسته

یعنی وقتی موجودی به ۶۳ رسید، سفارش بدهید. مصرف روزانه را از گزارش فروش یک یا دو ماه گذشته بگیرید، نه از حدس. برای کالاهای فصلی، این عدد را هر فصل بازبینی کنید.

از کجا بفهمید کدام کالاها نقطه سفارش لازم دارند؟ یک تقسیم‌بندی ساده کمک می‌کند: فهرست فروش سه ماه گذشته را بر اساس مبلغ فروش مرتب کنید. معمولاً بخش کوچکی از اقلام سهم بزرگی از فروش را می‌سازند؛ این‌ها گروه اول شما هستند و باید نقطه سفارش دقیق، شمارش ماهانه و تأمین‌کننده جایگزین داشته باشند. گروه دوم کالاهای با فروش متوسط‌اند که نقطه سفارش تقریبی کافی است. گروه سوم اقلام کم‌فروش‌اند که بهتر است فقط وقتی تمام شدند، اگر هنوز تقاضا دارند، دوباره سفارش داده شوند. با این روش به جای تعریف صدها عدد، روی چند ده کالای تعیین‌کننده تمرکز می‌کنید.

نقطه سفارشی که فقط روی کاغذ باشد، کمکی نمی‌کند. نرم‌افزار باید وقتی موجودی به حد تعیین‌شده رسید، خودش خبر بدهد. در ثمین نمایش فهرست هشدار کالاهای منقضی‌شده یا رسیده به نقطه سفارش از نسخه استاندارد آمده است. در نسخه جامع، کنترل نقطه سفارش هنگام صدور فاکتور و تعریف حد سفارش خودکار هم ذکر شده و برای نسخه‌های استاندارد و جامع افزونه حد سفارش حرفه‌ای انبار با سفارش‌گیری خودکار و هشدارهای متنوع در لیست افزونه‌ها هست.

برای سوپرمارکت، داروخانه یا فروشگاه آرایشی، کالای منقضی ضرر مستقیم است. هنگام رسید کالا تاریخ انقضا را ثبت کنید و قفسه‌چینی را به روش «اول منقضی، اول خارج» انجام دهید؛ یعنی جنس با انقضای نزدیک‌تر جلو بیاید. هشدار کالاهای منقضی‌شده، همان‌طور که گفته شد، از نسخه استاندارد ثمین در جدول امکانات آمده است.

انبارگردانی کامل سالانه خسته‌کننده است و اختلاف‌ها را خیلی دیر نشان می‌دهد. روش بهتر شمارش چرخشی است: هر هفته یک یا دو قفسه را بشمارید تا در طول یک فصل همه انبار پوشش داده شود. کالاهای گران و پرسرقت را ماهانه بشمارید. در ثمین سیستم انبارگردانی اولیه از نسخه استاندارد وجود دارد و در نسخه جامع، انبارگردانی پیشرفته با ایجاد فایل مغایرت و صدور خودکار فاکتور تعدیل آمده است؛ یعنی اختلاف شمارش با موجودی سیستم، خودکار سند می‌خورد.

کاردکس تاریخچه ورود و خروج هر کالاست و وقتی اختلاف پیدا می‌کنید، اولین جایی است که باید نگاه کنید. گزارش گردش کالا هم نشان می‌دهد کدام کالاها می‌چرخند و کدام‌ها روی قفسه خاک می‌خورند. در ثمین خلاصه گردش کالا و اشخاص از نسخه پایه، گزارش گردش کالا طی دوره و نمایش میانگین قیمت خرید و فروش در گردش کالا از نسخه استاندارد، و کاردکس ریالی و تعدادی انبار در نسخه جامع آمده است. کالایی که سه ماه فروش نداشته، سرمایه شما را حبس کرده است؛ برای آن حراج یا مرجوعی به تأمین‌کننده در نظر بگیرید.

مغازه و انبار پشتی، یا دو شعبه در دو محله، موجودی جدا دارند. اگر همه را یکجا ببینید، ممکن است نرم‌افزار بگوید کالا موجود است در حالی که در شعبه‌ای که مشتری ایستاده نیست. تعداد انبار در سری فروشگاهی ثمین از یک انبار در الیت تا دو انبار در پایه، ده انبار در استاندارد و نامحدود در جامع است. در نسخه جامع، نمایش سود هر انبار به تفکیک، درخواست کالا از انبار و تعریف شعب هم آمده است.

اگر فروشگاه کوچکی با یک انبار دارید، معمولاً نسخه پایه یا استاندارد کافی است؛ اما وقتی هشدار خودکار و انبارگردانی برایتان حیاتی است، استاندارد نقطه شروع منطقی‌تری است. مقایسه کامل را در مقایسه نسخه‌های ثمین ببینید.

• فروش کالای تعریف‌نشده با نام «متفرقه». فروش ثبت می‌شود، اما موجودی هیچ کالایی کم نمی‌شود.
• مرجوعی‌هایی که فقط پول برمی‌گردانند. کالای برگشتی باید به موجودی برگردد یا به‌عنوان ضایعات ثبت شود.
• مصرف داخلی بدون سند. کیسه، کاغذ فیش و اجناسی که برای مغازه برداشته می‌شود هم باید حواله بخورد.
• ثبت دیرهنگام فاکتور خرید. جنس روی قفسه است، اما در سیستم نیست و فروشنده نمی‌تواند آن را بفروشد.
• یک رمز برای همه. وقتی معلوم نیست چه کسی موجودی را دستی اصلاح کرده، اختلاف‌ها قابل پیگیری نیستند.

انبارداری فروشگاهی با تعریف درست کالا و نظم رسید و حواله شروع می‌شود و با نقطه سفارش، هشدار خودکار و انبارگردانی دوره‌ای کامل می‌شود. از کالاهای پرفروش شروع کنید، نقطه سفارش را با فرمول ساده حساب کنید و هر ماه کاردکس کالاهای مشکل‌دار را بخوانید. برای اینکه کالاها از همان صندوق درست خوانده شوند، راهنمای بارکد و لیبل در فروشگاه را هم ببینید.

اگر می‌خواهید هشدار نقطه سفارش و انبارگردانی ثمین را با کالاهای خودتان امتحان کنید، از صفحه دمو وقت بگیرید یا برای انتخاب نسخه مناسب با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید.

• دریافت شناسه GTIN و بارکد برای محصولات (GS1 ایران): https://gs1-ir.org/%D8%AF%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%81%D8%AA-%D8%B4%D9%86%D8%A7%D8%B3%D9%87-gtin-%D9%88-%D8%A8%D8%A7%D8%B1%DA%A9%D8%AF-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%D9%85%D8%AD%D8%B5%D9%88%D9%84%D8%A7%D8%AA/
• پرسش‌های متداول GS1 ایران درباره تفاوت GTIN و ایران کد: https://gs1-ir.org/%D9%BE%D8%B1%D8%B3%D8%B4%E2%80%8C%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D9%85%D8%AA%D8%AF%D8%A7%D9%88%D9%84/