نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی برنامه‌ای است که فروش پشت صندوق، خرید از تأمین‌کننده، موجودی انبار، دریافت و پرداخت (نقد، کارت و چک) و سود و زیان را در یک پرونده نگه می‌دارد تا لازم نباشد هر شب دفتر و اکسل و رسیدهای کارت‌خوان را کنار هم بچینید. یک نرم‌افزار خوب دست‌کم پنج بخش دارد: فاکتور و صندوق، کالا و انبار، اشخاص و حساب‌ها، چک و بانک، و گزارش. در ادامه این بخش‌ها و راه انتخاب نسخه مناسب را گام‌به‌گام می‌بینید.
- حسابداری فروشگاهی با حسابداری عمومی فرق دارد: سرعت صندوق، بارکد و موجودی لحظه‌ای در آن حرف اول را می‌زند.
- پیش از دیدن هر نرمافزاری، جریان یک روز کاری فروشگاه را روی کاغذ بیاورید.
- تعداد کاربر، تعداد انبار و سقف کالا سه عددی هستند که نسخه را تعیین میکنند.
- تکلیف مالیاتی را از منبع رسمی بگیرید؛ ثمین به سامانه مودیان متصل میشود و ارسال صورتحساب را هم پوشش می‌دهد.
- دمو را با کالا و فاکتورهای واقعی خودتان اجرا کنید، نه با داده نمایشی.
گام ۱: جریان یک روز کاری را روی کاغذ بیاورید
بیشتر خریدهای ناموفق نرم‌افزار از اینجا شروع می‌شوند که صاحب فروشگاه فهرست امکانات را می‌خواند، اما نمی‌داند خودش دقیقاً به کدام‌ها نیاز دارد. پیش از هر تماس یا دمو، یک روز معمولی فروشگاه را از باز کردن کرکره تا بستن صندوق بنویسید:
1. صبح: آیا جنس تازه می‌رسد؟ چه کسی آن را تحویل می‌گیرد و با فاکتور خرید تطبیق می‌دهد؟ 2. ساعات فروش: روزانه حدوداً چند فاکتور صادر میشود؟ همه کالاها بارکد دارند یا بعضی وزنی و فله‌ای فروخته می‌شوند؟ 3. پرداخت: سهم نقد، کارت‌خوان، نسیه و چک از فروش چقدر است؟ چند دستگاه کارت‌خوان دارید؟ 4. عصر: مرجوعی و تعویض چطور ثبت میشود؟ تخفیف را چه کسی مجاز است بدهد؟ 5. شب: صندوق را چه کسی می‌بندد و اختلاف آن چطور پیگیری میشود؟
همین پنج سؤال معلوم می‌کند که صندوق سریع، بارکدخوان، اتصال کارت‌خوان، سطح دسترسی کاربران یا مدیریت چک برای شما اولویت دارد. یک فروشگاه لوازم‌التحریر با صدها قلم ریز و فروش نقدی، نیازی کاملاً متفاوت با یک فروشگاه مصالح ساختمانی دارد که بخش زیادی از فروشش چکی و مدت‌دار است.
گام ۲: بخش‌های ضروری را بشناسید
جدول زیر پنج بخش اصلی یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی را نشان می‌دهد و می‌گوید هر بخش چه دردی را درمان می‌کند:
| بخش | کار اصلی | نشانه اینکه به آن نیاز جدی دارید |
|---|---|---|
| فاکتور و صندوق | صدور سریع فاکتور فروش، چاپ فیش، فروش با بارکد | صف پشت صندوق در ساعات شلوغ |
| کالا و انبار | تعریف کالا، رسید و حواله، موجودی، هشدار کمبود | تمام‌شدن ناگهانی کالاهای پرفروش |
| اشخاص و حساب‌ها | حساب مشتری و تأمین‌کننده، نسیه، معین اشخاص | دفتر نسیه کاغذی و اختلاف حساب با پخش‌کننده |
| چک و بانک | ثبت چک دریافتی و پرداختی، سررسید، دسته‌چک | چک‌هایی که سررسیدشان از دست می‌رود |
| گزارش | سود و زیان، گردش کالا، عملکرد صندوق | ندانستن اینکه کدام کالا واقعاً سود می‌دهد |
در ثمین، این بخش‌ها پله‌به‌پله در نسخه‌ها اضافه می‌شوند. طبق جدول امکانات، از نسخه الیت صدور فاکتور خرید و فروش، ثبت دریافت و پرداخت نقد و چک، گزارش عملکرد صندوق، چاپ روی فیش ۶ و ۸ سانتی و کاغذ A5 و A4، و استفاده از بارکدخوان وجود دارد. نسخه پایه عملیات انبار (رسید و حواله)، چک امانی، تعریف بانک و دسته‌چک، رأس‌گیری چک‌ها با هشدار سررسید هنگام ورود به برنامه و خلاصه سود و زیان لحظه‌ای را اضافه می‌کند. در نسخه استاندارد حالت صندوق سریع POS، چاپ لیبل بارکد، تیپ و سطوح قیمت، هشدار کالاهای منقضی یا رسیده به نقطه سفارش و گزارش‌های پیشرفته‌تر دیده میشود.
ثمین را از نزدیک ببینید: امکانات هر نسخه، سری‌های فروشگاهی، شرکتی و تولیدی و افزونه‌ها را در صفحه ثمین مرور کنید و اگر خواستید، همان‌جا دمو بگیرید.
گام ۳: سخت‌افزار پشت صندوق را مشخص کنید
نرم‌افزار فروشگاهی بدون تجهیزات مناسب نیمی از توانش را نشان نمی‌دهد. فهرست حداقلی میز فروش معمولاً این‌هاست:
- رایانه یا صندوق لمسی با صفحه‌نمایشی که فروشنده راحت با آن کار کند.
- بارکدخوان برای کالاهای بارکددار؛ در ثمین از نسخه الیت پشتیبانی میشود.
- فیش‌پرینتر حرارتی ۶ یا ۸ سانتی.
- کارت‌خوان بانکی؛ در جدول امکانات ثمین، تعریف یک پوز بانکی متصل به نرم‌افزار از نسخه پایه و دو پوز در نسخه جامع آمده است.
- ترازوی دیجیتال برای اجناس وزنی که در ثمین به‌صورت افزونه برای نسخه‌های پایه به بالا عرضه میشود.
اگر کالاهای تولید خودتان یا اجناس فله‌ای بدون بارکد دارید، چاپ لیبل را هم در فهرست بگذارید. دستگاه‌هایی را که از قبل دارید با مدل دقیق یادداشت کنید تا در جلسه مشاوره سازگاری‌شان بررسی شود. جزئیات انتخاب این تجهیزات را در چک‌لیست پایانه فروشگاهی و صندوق POS آورده‌ایم.
گام ۴: نسخه را با سه عدد کلیدی بسنجید
انتخاب نسخه را با سه عدد شروع کنید، نه با قیمت:
1. تعداد کاربر همزمان. صندوق‌دار، انباردار، حسابدار و مدیر هر کدام یک کاربرند. در سری فروشگاهی ثمین تعداد کاربران از یک نفر در سوپر الیت تا هفت نفر در جامع افزایش می‌یابد. 2. تعداد انبار. اگر مغازه و انبار پشتی را جدا حساب میکنید یا شعبه دوم دارید، این عدد مهم است. سقف انبار از یک انبار در نسخه‌های ابتدایی تا ده انبار در استاندارد و نامحدود در جامع است. 3. تعداد قلم کالا و اشخاص. سوپر الیت سقف ۱۰۰ و الیت سقف ۵۰۰ قلم کالا و شخص دارد و از نسخه پایه این سقف برداشته میشود.
یک نکته مهم درباره سوپر الیت: در این نسخه اطلاعات فقط روزانه ذخیره میشود و گزارش‌گیری از اسناد گذشته ممکن نیست. برای غرفه یا کیوسکی که فقط صدور فیش سریع می‌خواهد مناسب است، اما فروشگاهی که نسیه و موجودی را دنبال می‌کند باید دست‌کم از الیت یا پایه شروع کند. مقایسه کامل نسخه‌ها را در مقایسه نسخه‌های ثمین ببینید.
علاوه بر این سه عدد، دو پرسش دیگر هم بپرسید: آیا فروش اقساطی یا مدت‌دار دارید؟ آیا به پیامک برای مشتریان یا کالرآیدی برای سفارش تلفنی نیاز دارید؟ این‌ها در ثمین به‌صورت افزونه ارائه می‌شوند و بهتر است از اول در بودجه دیده شوند.
گام ۵: تکلیف مالیاتی و اتصال به سامانه مودیان را بسنجید
یک اشتباه رایج این است که خرید نرم‌افزار حسابداری با انجام تکالیف مالیاتی یکی فرض شود. طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، خرده‌فروشی‌ها و واحدهای صنفی که مستقیماً با مصرف‌کننده نهایی سروکار دارند، علاوه بر عضویت در سامانه مودیان، موظف به استفاده از پایانه فروشگاهی هستند. همین قانون پایانه فروشگاهی را رایانه، کارت‌خوان بانکی، درگاه پرداخت یا هر وسیله‌ای تعریف می‌کند که امکان اتصال به شبکه پرداخت رسمی و سامانه مودیان و صدور صورتحساب الکترونیکی را داشته باشد.
بنابراین دو پرسش دارید. اول، کسب‌وکار شما دقیقاً چه تکلیفی دارد؟ پاسخ این را از متن قانون، اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی یا مشاور مالیاتی بگیرید. دوم، نرمافزاری که می‌خرید چطور صورتحساب را به سامانه می‌رساند؟ ثمین به سامانه مودیان متصل میشود؛ یعنی فاکتوری که پشت صندوق صادر میکنید و صورتحسابی که به سامانه می‌رود از یک نرم‌افزار بیرون می‌آیند و لازم نیست فروش روز را جای دیگری دوباره وارد کنید.
در دمو یک فاکتور آزمایشی را تا ارسال به سامانه دنبال کنید و ببینید فاکتور برگشتی و فروش به خریدار عمده چطور ثبت می‌شوند و وضعیت ارسال کجا دیده میشود. توضیح بیشتر را در راهنمای سامانه مودیان برای فروشگاه نوشته‌ایم.
گام ۶: دمو را با داده واقعی اجرا کنید
دمو جایی است که فهرست امکانات به تجربه واقعی تبدیل میشود. برای اینکه وقت هر دو طرف هدر نرود:
- ده کالای واقعی با بارکد، یک کالای وزنی و یک کالای بدون بارکد آماده کنید.
- سه سناریو بنویسید؛ مثلاً فروش شلوغ با کارت‌خوان، مرجوعی یک کالا و ثبت چک دریافتی از یک مشتری عمده.
- خودتان یا صندوق‌دارتان پشت سیستم بنشینید و زمان صدور یک فاکتور پنج‌قلمی را بسنجید.
- گزارش پایان روز را بخواهید و ببینید آیا جمع صندوق، کارت‌خوان و نسیه را جدا نشان می‌دهد.
- پشتیبانی و آموزش را روشن کنید؛ ثمین یک سال پشتیبانی رایگان دارد، اما تعداد جلسات آموزش رایگان و ساعات خدمات در نسخه‌ها متفاوت است و برای نسخه‌های استاندارد و جامع ساعات طولانی‌تری ذکر شده.
ثمین یک سال پشتیبانی رایگان دارد و در اسناد آن پنج سال خدمات پس از فروش و امکان ارائه نسخه نمایشی و مرجوع نرم‌افزار ظرف یک هفته به علت نقص و عدم کارایی ذکر شده است. این یعنی پیش از تصمیم نهایی فرصت آزمایش دارید؛ از آن استفاده کنید.
جمع‌بندی
نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی وقتی ارزش دارد که جریان واقعی فروشگاه شما را کوتاه‌تر کند: صندوق سریع‌تر، موجودی قابل اعتماد، چک‌هایی که فراموش نمی‌شوند و گزارشی که بگوید سود از کجا می‌آید. اول جریان روزانه را بنویسید، با سه عدد کاربر، انبار و کالا نسخه را محدود کنید، تکلیف مالیاتی را از منبع رسمی روشن کنید و در پایان با داده خودتان دمو بگیرید؛ همان‌جا ارسال یک صورتحساب به سامانه مودیان را هم ببینید.
اگر می‌خواهید ثمین را با کالاهای فروشگاه خودتان امتحان کنید، از صفحه درخواست دمو وقت بگیرید یا برای مشاوره انتخاب نسخه با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید. پیش از جلسه، سه عدد کاربر، انبار و قلم کالا و سه سناریوی روزمره‌تان را روی یک برگه بنویسید و همراه داشته باشید.
منابع
- قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان (متن با اصلاحات): https://dadyar.org/library/laws/taxpayer-terminals-system-law-1398
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.
