یک صندوق فروشگاهی کامل از پنج جزء تشکیل میشود: نرمافزار صندوق، رایانه یا صندوق لمسی، بارکدخوان، فیش‌پرینتر و کارت‌خوان بانکی متصل به نرمافزار. اگر یکی از این‌ها درست انتخاب یا تنظیم نشود، صف پشت صندوق طولانی میشود و جمع پایان شب با موجودی کارت‌خوان نمی‌خواند. این چک‌لیست را پیش از خرید و دوباره پیش از روز افتتاح مرور کنید.
- اول نرمافزار را انتخاب کنید، بعد سخت‌افزار را با آن هماهنگ بخرید؛ برعکسش معمولاً گران‌تر تمام میشود.
- سرعت صدور یک فاکتور پنج‌قلمی را در دمو با کرنومتر بسنجید.
- اتصال کارت‌خوان به نرمافزار، مبلغ‌زدن دستی و خطای آن را حذف می‌کند.
- ثمین به سامانه مودیان متصل میشود؛ صندوق و ارسال صورتحساب در یک نرم‌افزارند.
- برای هر صندوق‌دار کاربر جدا با سطح دسترسی مشخص تعریف کنید.
- پیش از روز اول، فروش، مرجوعی و بستن صندوق را با داده آزمایشی تمرین کنید.
نرمافزار صندوق را درست انتخاب کنید
نرمافزار قلب صندوق است و بقیه تجهیزات باید با آن کار کنند. پیش از هر خرید سخت‌افزاری این موارد را تیک بزنید:
- حالت صندوق سریع دارد. در ثمین، حالت مناسب صندوق‌های POS با دریافت و تجمیع دسته‌ای از نسخه استاندارد به بالا در جدول امکانات آمده است.
- کالاها را با کلید میانبر انتخاب می‌کند. برای کالاهای پرتکرار بدون بارکد، مثل نان یا کیسه، تعریف کلید میانبر زمان هر فاکتور را کم می‌کند. این امکان در ثمین از نسخه استاندارد ذکر شده و در جامع امکان تعریف کالا روی کیبورد هم آمده است.
- مرجوعی را ساده ثبت می‌کند. صدور فاکتور برگشت از فروش در جدول امکانات استاندارد ثمین وجود دارد.
- قیمت و تخفیف را خودکار درج می‌کند. سطوح قیمت و درج خودکار فی، و درج خودکار تخفیف یا عوارض در فاکتور از نسخه استاندارد آمده است.
- گزارش عملکرد صندوق دارد. گزارش صندوق از نسخه الیت در ثمین موجود است.
- سقف کالا با فروشگاه شما می‌خواند. سوپر الیت سقف ۱۰۰ و الیت سقف ۵۰۰ قلم کالا و شخص دارد و از نسخه پایه به بعد محدودیتی نیست.
یک نکته درباره سوپر الیت: در این نسخه اطلاعات فقط روزانه ذخیره میشود و گزارش اسناد گذشته در دسترس نیست. اگر می‌خواهید فروش ماه قبل را با این ماه مقایسه کنید، از الیت به بالا نگاه کنید.
سخت‌افزار میز فروش را کامل کنید
- رایانه یا صندوق لمسی با پردازنده و حافظه‌ای که نرمافزار در ساعات اوج کند نشود. صفحه لمسی برای فروش سریع راحت‌تر است، اما رایانه معمولی با کیبورد هم کار می‌کند.
- بارکدخوان که با بارکدهای کالاهای شما، از جمله بارکدهای ریز روی بسته‌های کوچک، بدون خطا کار کند. ثمین از نسخه الیت استفاده از بارکدخوان را پشتیبانی می‌کند.
- فیش‌پرینتر با عرض کاغذ مناسب. ثمین چاپ روی فیش ۶ و ۸ سانتی و کاغذ A5 و A4 را از نسخه الیت دارد.
- کشوی پول اگر فروش نقدی قابل توجهی دارید.
- مانیتور دوم رو به مشتری تا مشتری اقلام و مبلغ را ببیند و اختلاف‌ها همان لحظه حل شود. در لیست افزونه‌های ثمین، نمایش فاکتور در مانیتور دوم برای بخش کانتر یا POS برای نسخه‌های پایه به بالا آمده است.
- ترازوی دیجیتال برای اجناس وزنی؛ افزونه ترازوی دیجیتال و گراماژ در ثمین برای نسخه‌های پایه به بالا ارائه میشود.
- برق اضطراری (UPS) تا قطعی کوتاه برق، فاکتور نیمه‌کاره را از بین نبرد.
جزئیات انتخاب بارکدخوان و چاپ لیبل را در راهنمای بارکد و لیبل در فروشگاه آورده‌ایم.
پرداخت و کارت‌خوان را به صندوق وصل کنید
وقتی صندوق‌دار مبلغ را دستی روی کارت‌خوان تایپ می‌کند، دیر یا زود یک صفر جا می‌افتد یا اضافه میشود. اتصال کارت‌خوان به نرمافزار این خطا را از بین می‌برد.
- تعداد کارت‌خوان‌ها را بشمارید. در ثمین، یک پوز بانکی قابل اتصال از نسخه پایه و دو پوز در نسخه جامع در جدول امکانات آمده است. برای بیشتر از این، افزونه اتصال نرمافزار به پوز بانکی به ازای هر دستگاه و دستگاه واسط اتصال به انواع کارت‌خوان در لیست افزونهها آمده است.
- مدل کارت‌خوان را از بانک بپرسید و پیش از خرید، سازگاری آن را با نرمافزار بررسی کنید.
- پرداخت ترکیبی را تست کنید. مشتری بخشی را نقد و بخشی را کارت می‌دهد؛ ثبت آن باید ساده باشد.
- نسیه و حساب مشتری را اگر دارید، روی صندوق امتحان کنید. در ثمین حساب اشخاص و معین اشخاص با ریز کالاها و چک‌ها از نسخه پایه آمده است.
- کارت خرید یا باشگاه مشتریان را اگر برنامه دارید، از اول در نظر بگیرید. ثمین در اسناد خود بر پایه کارت خرید معرفی شده و کارت‌خوان‌های مایفر و R/O برای همه نسخه‌ها در لیست افزونه‌هاست.
صندوق ثمین را امتحان کنید: حالت POS، چاپ فیش و گزارش صندوق را در صفحه ثمین ببینید و با کالاهای واقعی فروشگاه خودتان دمو بگیرید.
کاربران و کنترل صندوق را تنظیم کنید
- برای هر صندوق‌دار یک کاربر جدا بسازید؛ استفاده مشترک از یک رمز، پیگیری اختلاف را غیرممکن می‌کند. تعداد کاربران در سری فروشگاهی ثمین از یک نفر در سوپر الیت تا هفت نفر در جامع است و برای کاربر بیشتر افزونه وجود دارد.
- سطح دسترسی را محدود کنید. صندوق‌دار نیازی به دیدن سود هر کالا ندارد. سطح دسترسی برای حداکثر دو کاربر از نسخه پایه و برای کاربران نامحدود از نسخه استاندارد در ثمین آمده است.
- اختیار تخفیف را مشخص کنید. چه کسی و تا چه سقفی مجاز است تخفیف دستی بدهد؟
- فاکتورهای دیگران را پنهان کنید اگر چند صندوق دارید. امکان عدم دسترسی کاربران به فاکتورهای صادرشده توسط دیگران در نسخه جامع ثمین ذکر شده است.
- رویه بستن صندوق را مکتوب کنید: شمارش نقد، تطبیق با گزارش کارت‌خوان، ثبت اختلاف و امضای مسئول شیفت.
الزام‌های قانونی و اتصال به سامانه مودیان
واژه «پایانه فروشگاهی» در قانون معنای مشخصی دارد. طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، پایانه فروشگاهی رایانه، کارت‌خوان بانکی، درگاه پرداخت یا هر وسیله دیگری است که امکان اتصال به شبکه پرداخت رسمی کشور و سامانه مودیان را داشته باشد و بتواند صورتحساب الکترونیکی صادر کند. متن اصلاحی ماده ۲ نیز خرده‌فروشی‌ها و واحدهای صنفی مرتبط با مصرف‌کننده نهایی را موظف به استفاده از پایانه فروشگاهی می‌کند.
- تکلیف کسب‌وکارتان را از متن قانون، سازمان امور مالیاتی یا مشاور مالیاتی استعلام کنید.
- اتصال صندوق به سامانه را در دمو ببینید. ثمین به سامانه مودیان متصل میشود؛ یک فروش آزمایشی را از صندوق تا ارسال صورتحساب دنبال کنید و روشن کنید وضعیت ارسال هر صورتحساب کجا دیده میشود.
- مرجوعی و فروش عمده را امتحان کنید. ببینید فاکتور برگشت از فروش و فروش به خریداری که خودش عضو سامانه است در ثمین چطور ثبت و ارسال می‌شوند.
- برای قطع اینترنت برنامه داشته باشید. در دمو روشن کنید اگر هنگام ارسال صورتحساب ارتباط قطع شود، صورتحساب چه وضعیتی پیدا می‌کند.
- رسیدهای کارت‌خوان را نگه دارید و هر شب با گزارش صندوق تطبیق دهید.
توضیح بیشتر را در راهنمای سامانه مودیان برای فروشگاه بخوانید.
پیش از روز افتتاح تست کنید
- بیست کالای پرفروش را با بارکد، قیمت و واحد درست تعریف کنید.
- یک فروش شلوغ شبیه‌سازی کنید: ده فاکتور پشت سر هم با ترکیب نقد و کارت.
- یک مرجوعی و یک تعویض ثبت کنید و اثرش را روی موجودی ببینید.
- چاپ فیش را با سربرگ، نشانی و شماره تماس فروشگاه کنترل کنید.
- صندوق را ببندید و گزارش را با پول و رسیدهای کارت‌خوان مقایسه کنید.
- پشتیبان‌گیری را امتحان کنید و ببینید فایل پشتیبان کجا ذخیره میشود.
- شماره پشتیبانی را کنار صندوق بچسبانید.
جمع‌بندی
صندوق خوب یعنی نرم‌افزاری که سریع فاکتور بزند، سخت‌افزاری که با آن هماهنگ باشد، کارت‌خوانی که مبلغ را خودش بگیرد و کاربرانی که هر کدام مسئول کار خودشان باشند. این چک‌لیست را با مدل دستگاه‌های فعلی‌تان تکمیل کنید و پیش از خرید، آن را در جلسه دمو تیک بزنید.
برای دیدن حالت صندوق ثمین و ارسال صورتحساب به سامانه مودیان با کالاهای خودتان، از صفحه درخواست دمو وقت بگیرید؛ سال اول پشتیبانی ثمین رایگان است و پرسش‌های هفته‌های اول راه‌اندازی را پوشش می‌دهد. اگر درباره سازگاری کارت‌خوان یا بارکدخوان فعلی‌تان سؤال دارید، با ۰۵۱-۳۷۶۵۵۵۰۰ یا ۰۹۱۵۴۹۰۳۵۰۰ تماس بگیرید. اگر هنوز درباره کلیت نرمافزار مطمئن نیستید، از نرمافزار حسابداری فروشگاهی چیست؟ شروع کنید.
منابع
- قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان با اصلاحات بعدی (دادیار): https://dadyar.org/library/laws/taxpayer-terminals-system-law-1398
سوالات پرتکرار درباره این موضوع
همین سناریوها را روی داده واقعی مجموعه خودتان در دمو ببینید
کارشناسان آی‌تی‌پردازسافت آماده‌اند تا سوالات شما را بررسی کنند و نسخه متناسب با الگوی کاری شما را نمایش دهند.